Trong công việc hàng ngày, việc chuyển đổi giữa các định dạng tài liệu khác nhau là điều không thể tránh khỏi. Đặc biệt, nhu cầu chuyển Word sang Excel thường xuyên xuất hiện khi bạn cần xử lý dữ liệu dạng bảng biểu hoặc danh sách. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này đôi khi gặp phải khó khăn trong việc giữ nguyên định dạng, gây mất thời gian và công sức chỉnh sửa lại.
Đừng lo lắng! Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cách chuyển Word sang Excel, cùng với những mẹo hay để giữ nguyên định dạng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Các phương pháp chuyển Word sang Excel
Có nhiều cách để chuyển đổi tài liệu Word sang Excel, mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến nhất:
1. Dùng Paste Special
-
Bước 1: Mở file Word lên và copy vùng dữ liệu muốn chuyển đổi.
-
Bước 2: Mở file Excel lên, chọn vị trí muốn dán và click chuột phải chọn Paste Special.
-
Bước 3: Sau đó chọn HTML và nhấn OK.
- Bước 4: Hoàn thành chuyển đổi file.
2. Lưu định dạng Plain Text và Import
-
Bước 1: Mở file Word lên, tại giao diện chính bạn nhấn chọn mục File.
-
Bước 2: Sau đó, bạn chọn mục Save As và nhấn vào mục Browse (hoặc các bạn nhấn chọn phím F12) để mở cửa sổ Save As lưu file.
-
Bước 3: Lúc này, tại mục Save as type bạn chọn định dạng là Plain Text rồi chọn Save.
-
Bước 4: Tiếp theo, tại giao diện File Conversion bạn tick chọn Other encoding và chọn Unicode(UTF-8). Sau đó bạn nhấn OK để lưu file Word thành định dạng Plain Text.
-
Bước 5: Sau đó, bạn mở Excel lên, tại giao diện chính bạn chọn tab Data, và chọn tiếp vào From Text.
-
Bước 6: Tiếp theo, tại giao diện cửa sổ Import Text File. Bạn chọn đến file Plain Text mà bạn vừa lưu và nhấn chọn Import.
-
Bước 7: Giao diện mới hiển thị, lúc này bạn tick vào mục Delimited và nhấn Next.
-
Bước 8: Tiếp theo, bạn nhấn dấu tick vào mục Tab và nhấn Next.
-
Bước 9: Tiếp theo, bạn lựa chọn định dạng dữ liệu, ở đây mình sẽ chọn General, sau đó nhấn Finish.
-
Bước 10: Tại Import Data bạn cần chọn vị trí để đưa dữ liệu vào, nếu bạn muốn đưa dữ liệu vào sheet hiện tại thì chọn Exitsting worksheet hoặc nếu đưa dữ liệu vào sheet mới thì chọn New worksheet. Hoàn tất thao tác bạn nhấn OK.
-
Bước 11: Sau đó, kết quả chuyển đổi file của bạn hoàn thành.
3. Dùng công cụ chuyển đổi
-
Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang web Smallpdf rồi nhấn chọn vào mục Word sang PDF.
-
Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào mục Chọn các tệp.
-
Bước 3: Chọn file bạn muốn chuyển đổi, sau đó nhấn Open để mở file.
-
Bước 4: Sau đó, hệ thống sẽ bắt đầu chuyển đổi file cho bạn.
-
Bước 5: Lúc này, bạn nhấn vào mục Tải file xuống.
-
Bước 6: Sau đó, bạn trở lại giao diện đầu tiên và chọn vào mục chuyển đổi từ file PDF sang Excel.
-
Bước 7: Tiếp theo, bạn nhấn vào mục Chọn các tệp.
-
Bước 8: Lựa chọn file PDF bạn vừa chuyển đổi và nhấn vào Open.
-
Bước 9: Bạn đợi vài giây để hệ thống khởi chạy chuyển đổi file cho bạn.
-
Bước 10: Nhấn vào Tải file xuống để tải file Excel của bạn về máy.
-
Bước 11: Bạn có thể vào thư viện để kiểm tra lại file bạn vừa chuyển đổi.
4. Chuyển bằng trang web convertio.co
Lưu ý: Với cách này dữ liệu trong file Word bạn muốn chuyển đổi phải là tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu thì việc chuyển đổi mới không bị lỗi font chữ nhé.
-
Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang web Convertio, tại giao diện chính bạn nhấn chọn vào mục Chọn tập tin.
-
Bước 2: Sau đó, bạn lựa chọn file Word và nhấn Open để mở tệp tin.
-
Bước 3: Nhấn vào mục Chuyển đổi và đợi trong vài giây để hệ thống chuyển đổi file cho bạn.
-
Bước 4: Nhấn Tải về để tải định dạng file Excel về máy.
Mẹo để giữ nguyên định dạng khi chuyển Word sang Excel
- Sử dụng bảng trong Word: Nếu tài liệu Word của bạn có nhiều bảng biểu, hãy sử dụng tính năng tạo bảng của Word để đảm bảo định dạng được giữ nguyên khi chuyển sang Excel.
- Tránh sử dụng quá nhiều định dạng phức tạp: Hạn chế sử dụng các định dạng phức tạp như nhiều cột, nhiều dòng, hoặc các hiệu ứng đặc biệt, vì chúng có thể gây ra lỗi khi chuyển đổi.
- Kiểm tra trước khi chuyển đổi: Xem trước nội dung trong Word để đảm bảo không có lỗi định dạng trước khi chuyển đổi sang Excel.
- Chọn phương pháp chuyển đổi phù hợp: Tùy vào độ phức tạp của tài liệu và yêu cầu về định dạng, hãy lựa chọn phương pháp chuyển đổi phù hợp nhất.
- Kiểm tra và chỉnh sửa sau khi chuyển đổi: Sau khi chuyển đổi, hãy kiểm tra lại định dạng trong Excel và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết.
4. Kết luận
Việc chuyển Word sang Excel có thể thực hiện dễ dàng với nhiều phương pháp khác nhau. Bằng cách áp dụng các mẹo mà haitacvuong.vn đã hướng dẫn trên , bạn có thể giữ nguyên định dạng một cách tốt nhất và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa. Hãy lựa chọn phương pháp phù hợp và tận dụng các công cụ hỗ trợ để công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn.
