Outlook, công cụ email mạnh mẽ của Microsoft, không chỉ giúp bạn quản lý thư từ hiệu quả mà còn cho phép bạn thể hiện sự chuyên nghiệp thông qua chữ ký cá nhân. Trong bài viết này, chúng ta sẽ được hướng dẫn cách tạo chữ ký trong Outlook và khám phá cách tạo và tùy chỉnh chữ ký trong Outlook, biến mỗi email bạn gửi đi thành một ấn tượng đáng nhớ.
Hướng Dẫn Tạo Chữ Ký Trong Outlook
Outlook cung cấp nhiều tùy chọn để bạn tạo và quản lý chữ ký. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
1. Cách tạo chữ ký email tự động
-
Bước 1: Đăng nhập vào Outlook > Nhấn Home và chọn New Email (Tạo thư mới).
-
Bước 2: Màn hình hiển thị cửa sổ hộp thư mới, ở tab Insert (Chèn), bạn chọn Signature (Chữ ký) và nhấn Signature lần nữa.
-
Bước 3: Ở tab Email Signature (Chữ ký Email), bạn chọn New (Mới) và đặt tên cho chữ ký mới. Sau đó bạn nhấn OK.
-
Bước 4: Bạn nhập các thông tin cơ bản như phần trên ở mục Edit Signature (Sửa chữ ký).
Các thông tin cơ bản mà chữ ký email thường có bao gồm:
- Họ tên đầy đủ
- Chức vụ
- Tên công ty
- Số điện thoại
- Địa chỉ công ty (nếu cần)
- Website và mạng xã hội (nếu có)
Bạn có thể thay đổi màu sắc và font chữ tùy thích hoặc chèn ảnh, logo, đường link website hay trang mạng xã hội.
- Nhấn chọn biểu tượng chèn hình ảnh> chọn hình ảnh muốn chèn > Chọn Chèn.
- Để chèn link website của công ty, bạn nhấn chọn biểu tượng chèn liên kết và nhập địa chỉ web cần chèn.
-
Bước 5: Bạn chọn tùy chỉnh cho New messages và Replies/Forward.
- New Messages: Áp dụng thêm tự động chữ ký cho tất cả các thư mới, bạn chọn tên chữ ký từ Menu thả xuống.
- Replies/Forward: Áp dụng thêm tự động chữ ký cho những thư trả lời hoặc chuyển tiếp, bạn chọn tên chữ ký từ Menu thả xuống.
Ở đây mình chọn thêm tự động chữ ký cho tất cả các thư mới như hình bên dưới.
-
Bước 6: Sau khi đã hoàn tất việc nhập thông tin chữ ký cá nhân và tùy chỉnh tự động. Bạn nhấn OK để lưu lại chữ ký.
2. Cách thêm chữ ký vào thư mới thủ công
-
Bước 1: Đăng nhập vào mail Outlook, bạn nhấn Home và chọn New Message.
-
Bước 2: Màn hình hiển thị hộp thư mới, ở tab Message (Thư), bạn chọn biểu tượng Signature (Chữ ký).
Khi menu Signature (Chữ ký) hiện ra, bạn chọn vào chữ ký bạn đã tạo từ trước. Nếu tạo nhiều chữ ký khác nhau, bạn có thể tùy chọn bất kỳ chữ ký nào phù hợp với mail mà bạn gửi đi.
3. Cách thay đổi chữ ký email tự động
-
Bước 1: Đăng nhập vào Outlook, nhấn chọn File (Tệp) trên thanh công cụ.
-
Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn mục Options(Cài đặt) trong File (Tệp).
-
Bước 3: Khi màn hình hiển thị cửa sổ chức năng Options (Cài đặt), bạn chọn mục Mail (Thư).
Sau đó ở dòng Create or modify signatures for messages, bạn nhấn chọn Signature (Chữ ký).
-
Bước 4: Màn hình chuyển hướng sang cửa sổ hộp thoại Signatures and Stationery.
Trong đó có phần Select signature to edit, bạn sẽ thấy các chữ ký mà bạn đã tạo trong tài khoản Outlook của mình. Bạn chọn chữ ký mình muốn chỉnh sửa.
Tiếp theo, bạn có thể chỉnh sửa, thay đổi chữ ký của mình cho phù hợp hơn với mục đích sử dụng ở phần Edit Signature (Sửa chữ ký). Sau khi chỉnh sửa xong, bạn nhấn OK để lưu lại các thay đổi.
Mẹo Để Tạo Chữ Ký Trong Outlook Gây Ấn Tượng
- Giữ sự đơn giản: Chữ ký quá dài hoặc rối mắt sẽ gây khó chịu cho người đọc. Hãy tập trung vào thông tin quan trọng và thiết kế gọn gàng.
- Phù hợp với thương hiệu: Nếu bạn đại diện cho một công ty, hãy đảm bảo chữ ký phù hợp với hình ảnh thương hiệu của công ty.
- Kiểm tra trên nhiều thiết bị: Hãy xem chữ ký của bạn hiển thị như thế nào trên máy tính, điện thoại, và máy tính bảng để đảm bảo tính nhất quán.
- Cập nhật thường xuyên: Nếu thông tin liên hệ của bạn thay đổi, hãy nhớ cập nhật chữ ký cho phù hợp.
Kết Luận
Tạo chữ ký trong Outlook là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng thương hiệu cá nhân. Với hướng dẫn chi tiết trên, haitacvuong.vn hy vọng bạn có thể dễ dàng tạo và tùy chỉnh chữ ký trong Outlook, biến mỗi email bạn gửi đi thành một cơ hội giao tiếp hiệu quả.
