Trong thời đại số, email không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn là phương tiện thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng thương hiệu cá nhân. Một chữ ký email được thiết kế tốt không chỉ cung cấp thông tin liên hệ mà còn tạo ấn tượng sâu sắc, tăng tính nhận diện và thúc đẩy tương tác. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và quản lý tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp, đồng thời chia sẻ những bí quyết để tối ưu hóa hiệu quả của nó.
Tạo Chữ ký Gmail là gì? Tại sao nó quan trọng?
Tạo chữ ký Gmail là một đoạn văn bản hoặc hình ảnh được tự động thêm vào cuối mỗi email bạn gửi đi. Nó thường bao gồm thông tin liên hệ cơ bản như tên, chức danh, công ty, số điện thoại, địa chỉ email và đôi khi cả liên kết đến trang web hoặc mạng xã hội.
Hướng dẫn tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp
1. Tạo chữ ký Gmail trên máy tính
-
Bước 1: Truy cập vào tài khoản Gmail rồi nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa, chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt.
-
Bước 2: Tại nhóm cài đặt Chung kéo xuống bên dưới tới phần Chữ ký và tích chọn vào phần sử dụng chữ ký.
-
Bước 3: Tiếp xuống khung trắng bên dưới sẽ hiển thị các tùy chọn để sử dụng thiết kế chữ ký trên Gmail.
- Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký.
- Cỡ chữ: có kiểu nhỏ, thường, lớn và rất lớn.
- Định dạng: có ba định dạng cơ bản được sử dụng in đậm (B), in nghiêng (I) và gạch chân (U).
- Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký.
- Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký
- Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký.
- Căn lề căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký.
- Danh sách: tạo các danh sách bullet hoặc đánh số trong chữ ký.
- Tăng, thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký.
- Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký.
- Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký.
-
Bước 4: Người dùng nhập nội dung chữ ký muốn hiển thị trong nội dung email. Thường chữ ký sẽ bao gồm số điện thoại, địa chỉ email liên lạc khác nếu có, địa chỉ trang web, Facebook, Twitter,…
Nhấn vào biểu tượng hình ảnh để chèn biểu tượng icon cho các địa chỉ liên hệ như Facebook, Gmail,…
-
Bước 5: Hiển thị khung để chèn URL hình ảnh. Gmail tự động dò tìm hình ảnh thông qua URL hình ảnh hoặc bạn có thể tải ảnh trực tiếp từ thư viện máy tính sau đó nhấn nút Chọn bên dưới.
Bạn có thể điều chỉnh lại kích thước khi hình ảnh đã hiển thị trong giao diện của phần chữ ký. Nếu hình ảnh có kích thước lớn bạn nên chuyển xuống kích thước nhỏ để vừa với khung nội dung.
-
Bước 6: Bôi đen hình ảnh rồi nhấn vào biểu tượng liên kết để chèn link liên hệ vào hình ảnh.
Trong khung Chỉnh sửa liên kết bạn nhập URL trang web để khi người nhận email click vào hình ảnh sẽ được chuyển ngay tới trang web.
Nếu dùng địa chỉ email gán cho biểu tượng email thì tích chọn vào Địa chỉ email. Nhấn OK để lưu lại.
-
Bước 7: Cuối cùng bạn nhấn chọn vào nút Lưu thay đổi bên dưới để lưu lại chữ ký cho Gmail.
Kết quả khi bạn gửi email luôn hiển thị nội dung chữ ký đã soạn như hình dưới đây. Nội dung chữ ký có thể được xóa hoặc chỉnh sửa ngay trong email đang soạn thảo.
2. Cách tạo chữ ký Gmail trên điện thoại di động
1. Đối với điện thoại Android
Hướng dẫn chi tiết
-
Bước 1: Mở ứng dụng Gmail.
-
Bước 2: Ở trên cùng bên trái, hãy nhấn vào biểu tượng Menu (3 gạch ngang).
-
Bước 3: Kéo xuống phía dưới, sau đó nhấn vào Cài đặt.
-
Bước 4: Chọn Tài khoản Google bạn muốn thêm chữ ký.
-
Bước 5: Nhấn vào Chữ ký.
-
Bước 6: Nhập văn bản cho chữ ký của bạn. Nhấn vào OK.
2. Đối với điện thoại iPhone và iPad
Hướng dẫn chi tiết
-
Bước 1: Mở ứng dụng Gmail và nhấn vào biểu tượng Menu (3 gạch ngang).
-
Bước 2: Cuộn xuống phía dưới, sau đó nhấn vào Cài đặt.
-
Bước 3: Nhấn vào tài khoản Gmail của bạn > Nhấn vào Cài đặt chữ ký.
-
Bước 4: Gạt nút tròn tại mục Bật phím tắt sang phải.
-
Bước 5: Thêm hoặc chỉnh sửa chữ ký trên thiết bị di động của bạn. Sau đó thoát ra là hoàn tất.
Một số Website hỗ trợ tạo chữ ký Gmail:
Mẹo để tạo chữ ký Gmail hiệu quả
- Giữ cho chữ ký ngắn gọn và dễ đọc: Tránh sử dụng quá nhiều thông tin hoặc định dạng phức tạp, gây rối mắt người đọc.
- Sử dụng phông chữ chuyên nghiệp: Chọn phông chữ dễ đọc và phù hợp với thương hiệu của bạn.
- Thêm hình ảnh hoặc logo: Một hình ảnh hoặc logo chất lượng cao sẽ giúp tăng tính nhận diện thương hiệu.
- Sử dụng màu sắc phù hợp: Chọn màu sắc hài hòa với thương hiệu và dễ nhìn trên nền trắng của email.
- Kiểm tra trên nhiều thiết bị: Đảm bảo chữ ký hiển thị tốt trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động.
- Cập nhật chữ ký thường xuyên: Cập nhật thông tin liên hệ và các liên kết trong chữ ký để đảm bảo tính chính xác.
Quản lý chữ ký Gmail
Gmail cho phép bạn tạo nhiều chữ ký khác nhau và chọn chữ ký mặc định cho các email mới, trả lời và chuyển tiếp. Bạn cũng có thể thay đổi chữ ký theo từng email cụ thể.
Để quản lý chữ ký, hãy truy cập vào phần “Chữ ký” trong cài đặt Gmail. Tại đây, bạn có thể:
- Chỉnh sửa chữ ký: Nhấp vào tên chữ ký để chỉnh sửa nội dung hoặc định dạng.
- Xóa chữ ký: Nhấp vào biểu tượng thùng rác bên cạnh tên chữ ký để xóa.
- Đặt chữ ký mặc định: Chọn chữ ký bạn muốn sử dụng làm mặc định cho các email mới, trả lời và chuyển tiếp.
Kết luận
Tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để nâng tầm thương hiệu cá nhân và tạo ấn tượng tốt với người nhận. Hãy áp dụng những hướng dẫn và mẹo trên của haitacvuong.vn để thiết kế một chữ ký độc đáo và thu hút, giúp bạn đạt được mục tiêu giao tiếp và xây dựng mối quan hệ trong công việc.
