Làm thế nào để thu hồi email Outlook? Trong thời đại công nghệ số, email đã trở thành công cụ giao tiếp không thể thiếu trong công việc và đời sống hàng ngày. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta có thể mắc phải những sai lầm đáng tiếc như gửi nhầm email, gửi thiếu thông tin hoặc đơn giản là muốn thay đổi nội dung sau khi đã gửi. Vậy làm thế nào để thu hồi email Outlook? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện.
Thu hồi email Outlook: Có thể hay không?
Tin vui là Outlook cung cấp tính năng thu hồi email, cho phép bạn “gỡ” lại những email đã gửi trong một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên, việc thu hồi thành công hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Cài đặt Outlook của người nhận: Người nhận phải sử dụng Outlook và bật tính năng cho phép thu hồi email.
- Trạng thái email: Email chỉ có thể được thu hồi nếu người nhận chưa mở nó. Nếu email đã được mở, bạn chỉ có thể xóa bản sao của email đó khỏi hộp thư đến của người nhận, nhưng họ vẫn có thể đọc nội dung email đã mở.
- Phiên bản Outlook: Tính năng thu hồi email có thể hoạt động khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn và người nhận đang sử dụng.
Các bước thu hồi email Outlook
Nếu bạn đáp ứng được các điều kiện trên, hãy làm theo các bước sau để thu hồi email Outlook:
-
Bước 1: Mở Microsoft Outlook, trong ngăn thư mục ở bên trái cửa sổ, chọn Sent Items và click đúp vào email bạn muốn thu hồi.
-
Bước 2: Cửa sổ chứa nội dung email bạn muốn thu hồi hiển thị, chọn Actions và chọn mục Recall This Message từ menu thả xuống.
-
Bước 3: Chọn Delete unread copies and replace with a new message nếu bạn muốn thu hồi mail Outlook đã gửi đồng thời thay thế bằng thư mới hoặc Delete unread copies of this message nếu bạn chỉ muốn thu hồi email đã gửi.
Lưu ý: Bạn có thể chọn Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để nhận thông báo email đã được thu hồi thành công hay chưa.
-
Bước 4: Bấm OK để hoàn thành recall email Outlook và gửi lại email mới (nếu có).
Những trường hợp không thể thu hồi email đã gửi
- Không sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc Office 365.
- Email người gửi hoặc người nhận không kết nối với máy chủ Microsoft Exchange.
- Email người gửi hoặc người nhận không cùng nằm trong cùng một tổ chức/doanh nghiệp.
- Người nhận đã mở thư.
Mẹo và lưu ý quan trọng
- Hành động nhanh chóng: Thu hồi email càng sớm càng tốt, trước khi người nhận có cơ hội mở nó.
- Không đảm bảo thành công: Việc thu hồi email không phải lúc nào cũng thành công, ngay cả khi đáp ứng đủ các điều kiện.
- Cân nhắc kỹ trước khi gửi: Hãy dành thời gian kiểm tra kỹ nội dung, người nhận và các tệp đính kèm trước khi gửi email để tránh phải thu hồi sau này.
- Sử dụng tính năng “Delay Delivery” (Trì hoãn gửi): Nếu bạn thường xuyên gửi nhầm email, hãy cân nhắc sử dụng tính năng “Delay Delivery” để trì hoãn việc gửi email trong một khoảng thời gian nhất định, cho phép bạn có thời gian xem lại và sửa đổi trước khi email thực sự được gửi đi.
Kết luận
Qua bài viết hướng dẫn của haitacvuong.vn cách thu hồi email Outlook đây là một công cụ hữu ích giúp bạn sửa chữa những sai lầm gửi nhầm email. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc thu hồi không phải lúc nào cũng thành công và bạn nên cẩn thận hơn khi soạn và gửi email để tránh những tình huống không mong muốn.
